Место письменной деловой коммуникации в структуре коммуникации и управления

Деловая коммуникация предполагает реализацию следующих условий:

– обязательность контактов всех участников общения независимо от симпатий и антипатий;

– предметно-целевое содержание коммуникации;

– соблюдение формально-ролевых принципов взаимодействия с учетом должностных ролей, прав и функциональных обязанностей, придерживаясь при этом субординации и делового этикета;

– взаимозависимость всех участников деловой коммуникации и в достижении конечного результата, и при реализации личных намерений;

– коммуникативный контроль участников взаимодействия, в том числе

высокий (игра, манипулирование, камуфляж);

– формальные ограничения:

а) конвенциональные ограничения, то есть соблюдение правовых, социальных норм, следование регламентации (например, действия по инструкциям, протокол, соблюдение правил внутреннего распорядка, следование традициям предприятия и пр.);

б) ситуативные, то есть с учетом ситуации делового общения (например, деловая беседа, совещание, презентация, переговоры и пр.) взаимодействовать целенаправленно, в заданном регламенте, используя адекватные коммуникативные средства, создавая соответствующую пространственную среду и достигая прагматического ожидаемого результата;

в) эмоциональные, то есть независимо от степени напряженности деловой атмосферы проявлять стрессоустойчивость – управлять собой, демонстрировать эмоциональную культуру;

г) насильственные, то есть допустимо прерывание контакта любой из сторон в тех случаях, когда содержание информации перестает носить предметный характер, или когда исчерпано отведенное для коммуникации время, а также когда реакции партнера неадекватны ожиданиям и нормам (например, агрессивное поведение).

Самым распространенным средством осуществления деловых коммуникаций при решении наиболее важных управленческих вопросов является письменная речь. Сообщения, полученные и отправленные внутри организации, образуют ее внутренние контакты, которые могут быть формальными или неформальными. Сообщения, связанные с формальными коммуникациями, посылаются по каналам, установленным руководством. Однако множество коммуникаций в любой организации минует официальные каналы. Эти неформальные коммуникации состоят из обмена новостями между людьми, которые, будучи формально не связанными, общаются по телефону, на собраниях или случайных встречах. Бoльшая часть коммуникаций организации осуществляется с отдельными людьми или группами за ее пределами. Внешние коммуникации могут затрагивать любой из множества различных сегментов общества, с которым взаимодействует организация.

Большинство организаций имеет наибольшее количество общественных контактов через рекламу, которая является высокоструктурированной формой внешних коммуникаций. Например, это отпечатанные рекламные объявления и брошюры, посылаемые компанией по заранее составленному адресному списку. Годовые отчеты, обзоры новостей и публичные выступления руководителей – вот еще один пример внешних коммуникаций.

Деловое письмо предполагает обратную связь (reverse) между адресантом и адресатом, поскольку без обратной связи не может существовать ни один акт делового общения. Деловая коммуникация осуществляется в определенных социокультурных условиях, которые детерминируют положение коммуникантов в социуме и в бизнесе. А от этого, в свою очередь, зависит и тип делового письма, т.е. тип коммуникации.

Так, замечено, что чем выше положение партнера по бизнесу, тем уверенней, динамичнее и короче его текст. Обмен деловой корреспонденцией предполагает краткую или длительную деловую переписку в рамках юридических норм. Любая коммерческая деятельность стремится к максимальному обмену продукцией между производителем и потребителем.

Материалы по педагогике:

Фундаментальные науки в системе высшего образования
Интеграция Болонского процесса в систему образования Украины принесла множество изменений. Первое и самое главное - внедрение независимого тестирования для школьников, а также упрощение системы уровней выпускников вузов. Но это только те изменения, которые видны для всех. На деле Болонский процесс ...

Классификация внеклассной работы
Существуют различные виды классификации внеклассной работы по математике, они весьма подробно освещены в многочисленной педагогической и методической литературе. Ю.М.Колягин различает два вида внеклассной работы по математике. 1. Работа с учащимися, отстающими от других в изучении программного мате ...

Роль интеграции искусств в развитии музыкального восприятия
В нашем исследовании интеграция искусств выбрана для решения задачи развития музыкального восприятия у младших школьников. Развитие личности младшего школьника, формирование ценностных ориентаций, способности к ассоциациям между пространственными, временными и словесными видами искусства, воспитани ...