Коммуникативные, социальные и лингвистические барьеры в организации деловой письменной коммуникации

– семантический (смысловой) барьер – возникает при несоответствии лингвистического словаря со смысловой информацией, а также из-за различий в речевом поведении представителей разных культур. Семантический барьер непонимания возникает, когда фонетически язык «наш», но по передаваемому смыслу «чужой». Это возможно по следующим причинам:

– любое слово имеет обычно не одно, а несколько значений;

– «смысловые» поля у разных людей разные;

– зачастую используются жаргонные слова, тайные языки, часто употребляемые в какой-либо группе образы, примеры (например, смысл слов «перо», «капуста» и др. на воровском жаргоне существенно отличается от истинного значения).

В самом широком смысле практические шаги для преодоления возникающих барьеров в письменных коммуникациях могут быть обобщены в трех рекомендациях, а также ссылаясь на приложение С «3 шага к созданию грамотно деловой корреспонденции»:

– считаться с получателем;

– мыслить ясно;

– доставлять умело.

1. «Считаться с получателем».

Есть несколько вещей, способных свести к минимуму риск коммуника-

ционной неудачи отправителя. Определяя рамки сообщения, следует подумать

о получателе и принять во внимание его:

– отношение;

– ожидания;

– заинтересованность.

Например, может появиться необходимость выяснить, что именно получатель уже знает о предмете сообщения, а также установить, как он к этому относится. Уместно выяснить, что получателю известно об отправителе и как он к нему относится. Можно также взять ответственность за доставку и получение ответной реакции, а не просто отправлять свои сообщения.

2. «Мыслить ясно».

В бизнесе сообщения должны тщательно продумываться прежде, чем им можно будет дать ход. В особенности это относится к письменным сообщениям. Наиболее полезными приемами формирования и организации соображений в письменных коммуникациях является структурирование текста и использование диаграмм.

3. «Доставлять умело».

Существует три общих правила эффективной доставки любого сообщения, вне зависимости от используемых средств и каналов:

– забыть о себе. Самосознанию свойственно пробивать себе дорогу в отправляемое сообщение, и оно может помешать правильно интерпретировать получаемую обратную связь. Необходимо стараться максимально сфокусировать внимание на получателе сообщения;

– прибегать к множеству средств. Если высока вероятность того, что сообщение не дойдет до получателя, тогда следует использовать более одного средства и канала для подкрепления сообщения. Необходимо тщательно подбирать средства и каналы, оберегать сообщения от несогласованности;

– добиваться обратной связи. Сверяться с любой ответной реакцией получателя, если необходимо, пересматривать и повторять коммуникационный процесс.

Система барьеров есть своего рода автоматизированная охрана – при своеобразном срабатывании охранной сигнализации автоматически перекрываются подступы к человеку. В противном случае мозг и психика человека просто не выдержали бы обвала информации. Однако иногда барьеры играют и отрицательную роль. Например, тяжело изложенная, но нужная информация не воспринимается или воспринимается с искажениями, неполно. Человек, знающий решение, но не имеющий авторитета, может быть не услышан. Разрешить это противоречие позволяет знание социально-психологических особенностей перечисленных барьеров и способов их преодоления.

Таким образом, барьеры в общении не являются результатом сознательной, произвольной и направленной защиты от воздействия информации. Их действие противоречиво.

Анализ теоретических источников по проблеме исследования позволил нам сделать следующие выводы.

Общение и коммуникация важные процессы в жизни людей. Письменная речь является самым распространенным средством осуществления деловых коммуникаций при решении наиболее важных управленческих вопросов. Немаловажную роль в создании делового письма играет его строгая архитектоника, которую образуют реквизиты: эмблема организации, адресат, наименование организации адресата, справочные сведения, дата, регистрационный номер, текст письма (включая обращение), подпись.

Материалы по педагогике:

Методика организации и проведения дидактических игр и упражнений
Организация дидактических игр педагогом осуществляется в трех основных направлениях: подготовка к проведению дидактической игры, ее проведение и анализ. В подготовку к проведению дидактической игры входят: отбор игры в соответствии с задачами воспитания и обучения: углубление и обобщение знаний, ра ...

Статистическая обработка данных исследования по проблеме формирования познавательного интереса у младших школьников во внеучебной воспитательной работе
Цель контрольного этапа - определить эффективность методов и приемов формирования познавательного интереса у учеников 3 класса во внеучебной воспитательной работе. На контрольном этапе для диагностики уровня сформированности познавательного интереса учащихся определялся тем же критериям, что и на н ...

Совместное обучение в современной школе
Многое в школьном образовании индифферентно по отношению к половой принадлежности учеников. Четыре элемента педагогической системы (по Беспалько) – цели, содержание, методология и формы обучения в программах, в методических пособиях, - традиционно «бесполые». При одной и той же школьной методике об ...