Структура и виды деловых писем на английском языке

5.

Зачин

письма обычно состоит из слов благодарности за полученное ранее письмо или из каких-либо других фраз в зависимости от ситуации.

6.

Написание текста письма

является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма – его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации.

7. Заключительная фраза

в деловом письме или e-mail играет большую роль. С помощью нее можно обозначить будущий контакт с получателем, выразить повторное извинение (например, за доставленные неудобства, за беспокойство), предложить помощь и пр.

8.

Заключительная формула вежливости

идет перед подписью отправителя от третьего лица, которая помещается под текстом письма в левой стороне листа и которая всегда должна соответствовать обращению.

Как и форма обращения, заключительная формула вежливости зависит от того, кому написано письмо. Однако в английском письменном этикете в настоящее время используется более или менее общая формула Sincerely yours, которая в зависимости от тона всего письма может восприниматься и как строго официальная, и как менее официальная, и как совершенно неофициальная. На русский язык эта формула переводится в зависимости от ситуации как «С уважением» или «Искренне Ваш». Эта формула может иметь несколько вариантов:

– Sincerely.

– Sincerely yours.

– Very sincerely yours.

– Yours sincerely.

– Yours very sincerely.

– Always sincerely yours и т.д.

Наряду с приведенными выше в официальной и деловой переписке используются формы:

– Yours truly / Yours very truly, – Преданный Вам.

Менее официальными являются:

– Faithfully yours, – С уважением / С совершенным почтением.

Подчиненные обычно обращаются к своему начальству:

– Respectfully yours, – С уважением.

После заключительной формулы вежливости ставится запятая, на следующей строке пишется имя или фамилия.

Деловые письма подписываются от руки чернилами, четко и разборчиво. Подпись всегда должна быть одинакова по стилю. Под подписью обычно печатается фамилия и должность подписывающего письмо.

9. Отметка о наличии приложения. В практике оформления международной корреспонденции отметка о наличии приложения к письму проставляется слева ниже подписи автора и оформляется следующим образом:

– Enclosure: Contract No 19.

или сокращенно:

– Encl: Сontract No 19 или Enc. Ord. B7491.

Если приложение включает несколько страниц, то делается соответствующее указание:

– Enc: Letter of Guarantee (3 pages).

10. Сообщение о направленных копиях. При направлении копий письма нескольким адресатам внизу письма указывают буквы «сс» (“carbon copy”) и фамилии лиц или компаний, которым отправлены копии: сс: Mr Baker.

В конце письма могут располагаться AB (инициалы автора) и CD (инициалы секретаря).

Деловое формальное письмо должно быть адресованное получателю. Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и, занимать не более одной страницы.

Поэтому важно уметь грамотно составлять и оформлять деловую корреспонденцию. Нужно учитывать вид письма, особенности стилистики, соответствие оформления письма определенным стандартам.

Рассмотрим 10 наиболее часто употребляемых видов деловых писем и

специфику их составления. Итак:

1. Письма-запросы.

Цель такого рода корреспонденции – побудить адресата к предоставлению необходимой информации или специфической документации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресата в виде письма-ответа в срок, прямо установленный отправителем.

2. Письма-заказы.

С помощью таких писем совершается письменный заказ товара, услуги и т.п., его документирование. Они являются как бы логическим завершением деловой переписки по поводу отдельной сделки и могут оформляться как в простой письменной форме, так и на формализованном бланке.

3. Письма-просьбы – это одна из самых распространенных групп деловых писем. Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, частных лиц.

4. Письма-выражения отказа или согласия.

Занимают важную часть делового сообщения между организациями. Назначение таких писем – формальное соглашение или отказ от чего-либо в тех случаях, когда необходимо дать однозначный ответ во избежание дальнейших осложнений в дальнейших контактах с адресатом.

5. Информационные письма.

К информационным письмам относятся письма-извещения, письма-сообщения, письма-заявления, рекламно-информационные письма. Цель такого рода писем – объективно проинформировать адресата. Объем текста варьируется от небольшого сообщения до развернутого сообщения на несколько страниц. Информационные письма могут использоваться в целях пропаганды деятельности организации, с целью развития служебных, деловых или личных контактов, предоставляя адресату информацию об отдельных аспектах их осуществления. Особенно полезны такого вида письма при установлении первичного контакта между организациями.

Материалы по педагогике:

Методы и формы семейного воспитания учащихся старшего школьного возраста
«Методы воспитания в семье - это приемы и средства, с помощью которых осуществляется целенаправленное педагогическое взаимодействие родителей и детей. В связи с этим они достаточно прочно увязаны с общими методами воспитания, но имеют соответствующую специфику, обусловленную следующими концептуальн ...

Теоретическое обоснование дидактических условий применения пакетов демонстрационной графики как средства наглядности обучения на примере MS PowerPoint
Пакеты демонстрационной графики (ПДГ) являются конструкторами графических образов деловой информации, призванными в наглядной форме представлять информацию. ПДГ широко используются при проведении коммерческих и научных презентаций, но в процессе обучения они применяются достаточно редко. Программы ...

Особенности paзвития умcтвeнныx cпocoбнocтeй у дeтeй дoшкoльнoгo вoзpacтa
Paзвитиe yмcтвeнныx cпocoбнocтeй являeтcя ocнoвным coдepжaниeм yмcтвeннoгo paзвития. Цeлью oбyчeния нa зaнятии в дeтcкoм caдy являeтcя ycвoeниe peбeнкoм oпpeдeлeннoгo зaдaннoгo пpoгpaммoй кpyгa знaний и yмeний. Paзвитиe yмcтвeнныx cпocoбнocтeй пpи этoм дocтигaeтcя кocвeнным пyтeм: в пpoцecce ycвoeн ...