Структура и виды деловых писем на английском языке

Страница 3

5.

Зачин

письма обычно состоит из слов благодарности за полученное ранее письмо или из каких-либо других фраз в зависимости от ситуации.

6.

Написание текста письма

является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма – его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации.

7. Заключительная фраза

в деловом письме или e-mail играет большую роль. С помощью нее можно обозначить будущий контакт с получателем, выразить повторное извинение (например, за доставленные неудобства, за беспокойство), предложить помощь и пр.

8.

Заключительная формула вежливости

идет перед подписью отправителя от третьего лица, которая помещается под текстом письма в левой стороне листа и которая всегда должна соответствовать обращению.

Как и форма обращения, заключительная формула вежливости зависит от того, кому написано письмо. Однако в английском письменном этикете в настоящее время используется более или менее общая формула Sincerely yours, которая в зависимости от тона всего письма может восприниматься и как строго официальная, и как менее официальная, и как совершенно неофициальная. На русский язык эта формула переводится в зависимости от ситуации как «С уважением» или «Искренне Ваш». Эта формула может иметь несколько вариантов:

– Sincerely.

– Sincerely yours.

– Very sincerely yours.

– Yours sincerely.

– Yours very sincerely.

– Always sincerely yours и т.д.

Наряду с приведенными выше в официальной и деловой переписке используются формы:

– Yours truly / Yours very truly, – Преданный Вам.

Менее официальными являются:

– Faithfully yours, – С уважением / С совершенным почтением.

Подчиненные обычно обращаются к своему начальству:

– Respectfully yours, – С уважением.

После заключительной формулы вежливости ставится запятая, на следующей строке пишется имя или фамилия.

Деловые письма подписываются от руки чернилами, четко и разборчиво. Подпись всегда должна быть одинакова по стилю. Под подписью обычно печатается фамилия и должность подписывающего письмо.

9. Отметка о наличии приложения. В практике оформления международной корреспонденции отметка о наличии приложения к письму проставляется слева ниже подписи автора и оформляется следующим образом:

– Enclosure: Contract No 19.

или сокращенно:

– Encl: Сontract No 19 или Enc. Ord. B7491.

Если приложение включает несколько страниц, то делается соответствующее указание:

– Enc: Letter of Guarantee (3 pages).

10. Сообщение о направленных копиях. При направлении копий письма нескольким адресатам внизу письма указывают буквы «сс» (“carbon copy”) и фамилии лиц или компаний, которым отправлены копии: сс: Mr Baker.

В конце письма могут располагаться AB (инициалы автора) и CD (инициалы секретаря).

Деловое формальное письмо должно быть адресованное получателю. Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и, занимать не более одной страницы.

Поэтому важно уметь грамотно составлять и оформлять деловую корреспонденцию. Нужно учитывать вид письма, особенности стилистики, соответствие оформления письма определенным стандартам.

Рассмотрим 10 наиболее часто употребляемых видов деловых писем и

специфику их составления. Итак:

1. Письма-запросы.

Цель такого рода корреспонденции – побудить адресата к предоставлению необходимой информации или специфической документации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресата в виде письма-ответа в срок, прямо установленный отправителем.

2. Письма-заказы.

С помощью таких писем совершается письменный заказ товара, услуги и т.п., его документирование. Они являются как бы логическим завершением деловой переписки по поводу отдельной сделки и могут оформляться как в простой письменной форме, так и на формализованном бланке.

3. Письма-просьбы – это одна из самых распространенных групп деловых писем. Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, частных лиц.

4. Письма-выражения отказа или согласия.

Занимают важную часть делового сообщения между организациями. Назначение таких писем – формальное соглашение или отказ от чего-либо в тех случаях, когда необходимо дать однозначный ответ во избежание дальнейших осложнений в дальнейших контактах с адресатом.

5. Информационные письма.

К информационным письмам относятся письма-извещения, письма-сообщения, письма-заявления, рекламно-информационные письма. Цель такого рода писем – объективно проинформировать адресата. Объем текста варьируется от небольшого сообщения до развернутого сообщения на несколько страниц. Информационные письма могут использоваться в целях пропаганды деятельности организации, с целью развития служебных, деловых или личных контактов, предоставляя адресату информацию об отдельных аспектах их осуществления. Особенно полезны такого вида письма при установлении первичного контакта между организациями.

Страницы: 1 2 3 4

Материалы по педагогике:

Общая характеристика школьных математических олимпиад. Примеры задач математических олимпиад для 7-9 классов
Школьные математические олимпиады представляют собой более массовые соревнования, поскольку они охватывают учеников не одного, а всех параллельных классов школы. Олимпиады в школе проводятся несколько раз в год с целью повышения интереса учеников к математике, расширения их мировоззрения, выявления ...

Структура деловой игры
Поскольку в литературе нет единства по вопросам о сущности деловой игры и методике ее конструирования, то нет и общепринятого представления о структуре игры, хотя многие структурные элементы являются общими при разных подходах. Как правило, авторы исходят из своего эмпирического опыта и здравого см ...

Основы коррекционно-развивающей работы с детьми, имеющими отклонения в эмоциональном развитии
Коррекционная работа с детьми имеет свою специфику, так как проблемы имеют подчас менее длительную историю развития в силу относительно малого количества прожитых лет, к тому же развивающийся организм, личность ребенка имеют массу компенсаторных, адаптивных возможностей, что позволяет более гибко п ...

Навигация